The Major Dos and Don'ts of Event Planning

Nous poursuivons notre thème de planification d'événements tout au long du mois de mars. Nous approchons de la haute saison pour les planificateurs d'événements d'été et les gestionnaires d'événements, et il est temps de commencer à obtenir tous les détails les plus fins de l'événement et à les coordonner. Comme vous le savez maintenant, planifier et exécuter un bon événement est un défi. Si vous l'avez déjà fait, vous avez probablement appris une chose ou deux en cours de route, mais si vous gérez ou planifiez un événement pour la première fois, il y a beaucoup de choses qui peuvent être nouvelles pour vous. Voici quelques-unes de nos principales activités estivales à faire et à ne pas faire pour vous aider tout au long du processus :

À FAIRE : Pensez comme un invité

Réservez du temps pour passer en revue les détails de votre événement, du début à la fin, du point de vue d'un invité qui n'a aucune connaissance ou information préalable sur laquelle travailler. Tenez compte de la logistique comme la communication avant et après l'événement, une signalisation claire, les files d'attente, les temps d'attente, le positionnement des bénévoles à des endroits utiles, l'accès sur place aux salles de bains, la facilité d'engagement sur les réseaux sociaux pendant l'événement, ainsi que la disponibilité et l'emplacement des fournisseurs de nourriture et de boissons. Pouvoir considérer l'ensemble de votre événement du point de vue d'un invité vous permettra d'imaginer l'expérience réelle des spectateurs et d'identifier les éléments manqués ou les moyens de s'améliorer.

À FAIRE : Gardez les invités au frais

Que votre événement se déroule à l'intérieur, à l'extérieur ou un mélange des deux, assurez-vous de tenir compte de la chaleur. Votre lieu est-il climatisé Y a-t-il suffisamment d'ombre à l'extérieur Offrez-vous un accès facile à un approvisionnement continu en eau Si votre événement se déroule entièrement à l'extérieur, vous pouvez même envisager de fournir des parapluies pour l'ombre, de petits ventilateurs ou de la crème solaire pendant les heures de pointe de la journée.y.

À FAIRE : Avoir un plan de sûreté et de sécurité

Les mesures de sûreté et de sécurité sont très importantes pour tout événement où un grand nombre de personnes se rassembleront au même endroit. Avoir un plan de sécurité en place et du personnel de sécurité sur place est extrêmement important, à la fois pour la tranquillité d'esprit des clients et pour s'assurer qu'en cas de problème, des professionnels formés sont prêts à intervenir. Il est également important de s'assurer que vos invités ont facilement accès aux soins médicaux d'urgence en cas de besoin.

À FAIRE : Une procédure pas à pas avant l'événement

Avant tout grand événement, il est important de faire une visite complète pour s'assurer que toutes les pièces mobiles sont en place et que l'événement se déplacera physiquement et se déroulera comme vous le souhaitez. Plus précisément, assurez-vous que toutes les exigences techniques ont été respectées et que les systèmes sont prêts à fonctionner, que tout équipement ou mobilier de location est arrivé et est en place, que les entrées sont clairement indiquées et ne causeront pas de goulots d'étranglement, que la signalisation a été correctement placée et que le personnel ou les bénévoles sont en place. chaque domaine ont été pleinement informés et préparés. Faire une promenade physique la veille ou le matin d'un événement est un excellent moyen d'identifier tout problème qui, s'il n'est pas identifié, pourrait être sérieusement problématique au milieu de l'événement.

À NE PAS FAIRE : Sous le personnel

Soyez à la fois réaliste et généreux lorsque vous planifiez vos besoins en personnel et en bénévoles. Il y a peu de choses aussi chaotiques qu'un festival ou un événement en sous-effectif. Il est de loin préférable d'avoir quelques employés supplémentaires sous la main que de ne pas en avoir assez pour gérer les choses. Les bénévoles peuvent être un atout majeur dans n'importe quel événement, mais assurez-vous d'affecter correctement votre personnel et vos ressources bénévoles là où ils sont le plus nécessaires. Et tenez compte du fait que, bien souvent, tous vos bénévoles ne se présenteront pas le jour de l'événement !

À NE PAS FAIRE : Sous Ressource

L'une des pires choses que vous puissiez faire pour tout grand événement, en particulier un événement estival en plein air, est le manque de ressources. Des vendeurs de nourriture et des bars aux stations d'eau et aux toilettes, assurez-vous d'en avoir assez ! Manquer de nourriture et d'eau n'est pas seulement une mauvaise expérience pour vos invités, mais cela peut être dangereux sous le soleil d'été, surtout si de l'alcool est également servi. Assurez-vous également d'avoir suffisamment de toilettes pour vos invités et ayez une équipe de personnel à portée de main pour les garder aussi propres et agréables que possible.

À NE PAS FAIRE : faire attendre les gens

Un peu d'anticipation peut certainement renforcer le battage médiatique avant l'événement, mais ne faites pas attendre les invités trop longtemps ! Il y a une ligne fine entre l'anticipation excitante et l'agitation liée à l'attente de quelque chose pour lequel vous avez payé beaucoup d'argent. Vous voulez que vos invités vivent l'excitation, mais pas l'agitation ! Assurez-vous que vos horaires sont bien planifiés et que toutes les fêtes prévues sont pleinement conscientes de leurs heures de début et de leurs exigences. La dernière chose que vous souhaitez lors de votre événement est un groupe de détenteurs de billets impatients en colère !

À NE PAS FAIRE : Servir trop

La consommation d'alcool est une partie normale et attendue de nombreux événements estivaux. Selon la nature de votre événement, les invités s'attendront probablement à ce qu'il y ait de l'alcool disponible. Il est important d'être bien approvisionné afin d'éviter d'en manquer, mais il est tout aussi important d'avoir des barmans formés et certifiés capables d'identifier et de gérer toute personne qui a été trop servie. Le service excessif met la sécurité des personnes en danger et peut vous rendre responsable, en tant que gestionnaire de l'événement.

Considérez chacune de ces choses à faire et à ne pas faire à l'approche de la date de votre événement et soyez diligent dans chaque détail ! Plus vous faites de planification et de préparation maintenant, plus les choses seront faciles plus tard. Et n'oubliez pas, si vous avez besoin de sécurité pour un événement ou si vous souhaitez des conseils sur la meilleure façon de sécuriser votre site,nous sommes toujours là pour vous aider.