Summer Event Planning 101

Nous sommes en mars et si nous avons enfin l'impression que peut-être, juste peut-être, la fin de l'hiver est en vue. Nous sommes certainement pleins d'espoir, alors ce mois-ci nous disons au revoir au blues de l'hiver et nous nous concentrons sur les mois de printemps et d'été qui approchent à grands pas et sont riches en événements ! Que vous viviez à Vancouver ou ailleurs, les mois d'été sont souvent remplis d'événements à attendre. Si vous assistez à des événements cet été, vous pouvez vous considérer comme chanceux, asseyez-vous et détendez-vous. Mais pour toute personne impliquée dans le monde de la planification d'événements, vous savez exactement combien de travail mène à un événement bien exécuté. Qu'il s'agisse d'un marathon, d'un concert, d'un marché fermier, d'un festival de musique ou d'un événement sportif, il y a beaucoup à considérer ! Nous avons dressé une liste de contrôle pré-événement des éléments à prendre en compte 4 à 5 mois avant la tenue de votre événement. Regarde:

• Les bases: Vous devriez avoir les buts, les objectifs, le public cible et le thème de votre événement entièrement définis au moins 4 ou 5 mois plus tard.
  
  
• La Logistique : À ce stade, vous devriez avoir votre date fixée, le lieu réservé, la nourriture et les boissons décidées et le budget défini. N'oubliez pas non plus le personnel de sécurité ! Votre site dispose-t-il d'une sécurité sur place ? Si ce n'est pas le cas, il est temps de réserver votre équipe de sécurité pour l'événement. Une fois ces éléments cochés, passez à certains des détails logistiques les plus fins !!
  
  
• Les coûts: Avez-vous une estimation complète des coûts complète avec les devis acquis ? Si ce n'est pas le cas, il est temps de contacter les fournisseurs ou les parties participantes afin de créer votre répartition et votre allocation budgétaires globales..
  
  
• La marque: À ce stade, vous devriez avoir une marque développée pour votre événement et vous devriez travailler pour compléter tous les actifs Web et de médias sociaux, les matériaux physiques ou d'autres matériaux de marque. Si vous ne l'avez pas déjà fait, planifiez une révélation de marque ! Que ce soit dans la vraie vie, en ligne ou les deux, créez un plan pour faire connaître votre événement et votre marque - mais assurez-vous que cela se produise rapidement ! Il est temps de commencer à créer du battage médiatique.
  
  
• Le talent: Qui parlera, jouera, présentera ou divertira Cela doit être décidé, confirmé et convenu ! Commencez à rassembler des informations telles que des biographies, des photos, des identifiants de réseaux sociaux et des informations de contact afin que vous puissiez commencer à promouvoir votre gamme - et pour que votre gamme puisse commencer à vous promouvoir également !!
  
  
• Les invités:Créer un plan de vente complet. Commencez par identifier votre public et votre marché cible, et partez de là. Avez-vous un budget publicitaire Comment et où atteindrez-vous le mieux vos participants potentiels Comment vendez-vous ou distribuez-vous des billets - votre logiciel est-il à jour et prêt à supporter votre volume de ventes prévu Quel est le revenu espéré et quel est votre lieu capacitéity?
  
  
• Les Légalités : De quels permis avez-vous besoin Votre salle nécessite-t-elle une assurance supplémentaire Avez-vous besoin d'une licence pour servir ou vendre de l'alcool Demandez à vos partenaires, vendeurs ou artistes de signer des contrats Les permis, les contrats et les négociations peuvent prendre du temps à finaliser, ne laissez pas cela à la dernière minute !te!

Ne retardez pas votre planification trop tard, car plus vous vous rapprochez de la date de votre événement, plus votre liste de choses à faire s'allongera ! Commencez dès maintenant à cocher ces éléments de votre liste afin de pouvoir vous concentrer sur les détails les plus fins à mesure que votre événement approche. Les événements sont amusants et excitants, mais si vous voulez que votre événement soit le meilleur possible, évitez le stress et restez au top de vos listes de contrôle ! Et bien sûr, si vous avez besoin d'une sécurité événementielle,nous sommes toujours là pour vous aider.